Neues in der Kategorie ERP

Wer seine Firma in die Zukunft führen will, aber immer noch Software nutzt, die aus dem vorigen Jahrhundert stammt, sollte sich überlegen, ob ein Umstieg auf ein neues ERP-System (Enterprise Resource Planing) nicht sinnvoll wäre...

Unter ERP versteht man ein Softwarepaket, das meist modular aufgebaut und dessen Module die täglichen Aufgaben einer Firma elektronisch abbildet. Darunter gehört der Warenein- und Ausgang, die Finanzbuchhaltung, das Auftragswesen, die Datenverwaltung, die Lagerhaltung, das Rechnungswesen und vieles mehr.

Wer sich ein neues ERP zulegen möchte, sollte über alle diese Punkte intensiv nachdenken und entweder alleine oder in Zusammenarbeit mit einem Softwarehaus ein Pflichtenheft erstellen.

Um einen Anfang zu machen, finden Sie hier einmal die wichtigsten Fragen, die Sie sich stellen sollten:

1. Wie ist der Artikelstamm/Kundenstamm/Lieferantenstamm aufgebaut?

Diese Stämme bilden den Grundkern eines jeden Unternehmens. Nur wenn hier alle Daten vorhanden und gut gepflegt sind, haben Sie als Unternehmer in der zunehmenden Globalisierung eine Chance.

2. Welche Schnittstellen existieren?

Die Zukunft ist elektronisch, dass heißt Rechnungen, Lieferscheine und Bestellungen werden bis in knapp 10 Jahren bei den meisten Unternehmen nur noch per EDI oder ähnlichem ausgetauscht werden.

3. Welche Datenbank und welches Betriebssystem liegt der neuen Software zu Grunde?

Diese Frage ist maßgeblich beim Aufbau Ihrer internen IT-Infrastruktur. Je nach Datenbank und Betriebssystem müssen Sie Vorkehrungen treffen um ein hohes Maß an Ausfall- und Datensicherheit zu haben, Natürlich spielen hier auch Lizenzkosten die hinzu kommen oder wegfallen eine Rolle.

4. Wie sieht die Datensicherung aus und welche Vorschläge macht Ihr Softwarelieferant?

Eine Datensicherung ist heutzutage das wichtigste was man haben kann. Ob unzuverlässige Mitarbeiter oder Brände, Sie müssen gegenüber dem Gesetzgeber gewährleisten, dass Sie jederzeit in der Lage sind Ihr Daten sicher vorzuhalten.

5. Existiert eine integrierte Buchhaltung die zertifziert ist?

Diesen Punkt sollte man zwingend überprüfen. Jede Übergabe von Daten, zum Beispiel zu einem externen Buchhaltungs- oder Finanzprogramm, kann Fehler verursachen. Natürlich sollte man auch darauf achten, dass das Finanzamt die Finanzbuchhaltung akzeptiert.

6. Gibt es ein integriertes Kassenprogramm, falls Sie einen Einzelhandel haben?

Ein integriertes Kassenprogramm sollte ein Muss sein, wenn Sie einen Einzelhandel an Ihr Unternehmen angeschlossen haben. Es gibt zwar auch externe Lösungen aber hier gilt wieder der Grundsatz, das externe Lösungen mehr Kosten, mehr Partner hat wo etwas schief laufen kann und dass wieder Daten übergeben werden müssen.

7. Wie sieht es mit Support, Schulungen und Updates aus?

Dies ist eine der wichitigsten Fragen. Was bringt es wenn sie um 17:05 Uhr ein Problem haben, der Supportvertrag aber nur bis 17:00 Uhr reicht, Gerade wenn Sie am Wochenende oder Nachts in Ihrem Unternehmen arbeiten, so sollten Sie sich genau anschauen, welche Hard- und Software-Supportverträge Sie abschließen. Regelmäßige Updates und Schulungen sind natürlich in der heutigen Zeit des schnellen Wandels ebenfalls ein Muss. Orientieren kann man sich hier auch an der Mitarbeiterzahl des Unternehmens und an der Reaktionszeit bei Problemen.

8. Welche Änderungen am System werden protokolliert?

Protokollfunktionen sind in den meisten ERP-Systemen heutzutage eine wichtige Sache um Fehler nachzuvollziehen oder andere Schritte zu reproduzieren.

9. Wie ist das System dokumentiert?

Kann man sich auch eventuell ohne Support mit einer guten Dokumentation in der Not helfen? Können Mitarbeiter auch ohne Schulung kleinere Aufgaben verrichten? Ist die Dokumentation online oder im System integriert?

10. Wie sieht die Lagerverwaltung und Materialwirtschaft aus?

Hören Sie sich an, welche Vorschläge Ihr Softwarehaus macht. Prüfen Sie ob Ihre Prozesse optimal sind oder durch die Software noch weiter optimiert werden können. Werden alle gesetzlichen Anforderungen wie Chargenverfolgung berücksichtigt? Gibt es eine Tourenverwaltung, Anschlussmöglichkeit von MDE-Geräten oder Staplerleitsystem?

11. Wie sieht es mit Statistiken aus?

Statistiken sind das Hauptbetätigungsfeld eine Geschäftsführers. Hier sieht er, ob Prozesse und Artikel oder Dienstleistungen produktiv sind, welche Kunden regelmäßig Zahlungen versäumen und so weiter bis hin zu den Umsatzstatistiken. Er sollte hier immer prüfen ob Optimierungsbedarf besteht. Deshalb ist es auch wichtig alle möglichen Statistiken zu haben. Oder vielleicht gibt es sogar einen Statistik- und Protokolleditor mit dem man sich selbst seine Daten nach Wunsch zusammenstellen kann.

12. Existiert ein integriertes Archiv und ist dieses zertifiziert?

Die meisten Dokumente die man erzeugt, möchte man eigentlich nicht mehr als Papierkram herumfahren haben. Deswegen ist ein integriertes Archiv in das Lieferscheine und Rechnungen automatisch hineinlaufen eine gute Sache. In manche Archive kann man auch seine tägliche Post einscannen. Aber Vorsicht: Das Archiv muss zertifziert sein, dass heißt das Finanzamt muss die Dokumente die aus dem Archiv nachher ausgedruckt werden können, als echt anerkennen.

13. Welche CRM (Customer Relationship Management) Möglichkeiten bestehen?

Denken Sie daran: Der Kunde ist König. Wie machen Sie Werbung? Wie betreuen Sie Ihre Kunden? Machen Sie Telefon- oder E-Mail-Akquise? Welche Möglichkeiten bietet die Software diese Dinge abzudecken.

14. Wie sieht die Zukunt aus?

Wie sieht das Softwarehaus die Zukunft. Welche Technologien oder Prozesse werden zum Einsatz kommen. Besteht zum Beispiel die Möglichkeit das System an einen Webshop anzubinden? Gibt es die Möglichkeit ein vollautomatisiertes Roboterlager anzuschließen? Haben Sie Zugriff von außerhalb auf die Daten in Ihrer Firma? Bedenken Sie, dass Sie jetzt noch nicht Wissen, wie schnell sich der Markt entwickelt und wo Ihre Firma in 10 Jahren sein wird oder will.

Alle diese Fragen sollen natürlich kein komplettes Frageprogramm für ein Pflichtenheft sein, sondern nur ein Anfang um einen Schritt in die richtige Richtung zu tun. Schauen Sie sich die Produkte auf dem Markt, die für Sie geeignet sind, gut an. Prüfen Sie alle Möglichkeiten, die ein Umstieg mit sich bringen kann, auch ein Worst-Case-Szeneario bei dem Sie gar nicht mehr Arbeiten können. Überprüfen Sie, wann sich der Kaufpreis amortisiert hat. In manchen Unternehmen sollte dies innerhalb eines Jahres sein, in anderen Unternehmen kann es bis zu 5 Jahre dauern.

Generell sorgt eine neue funktionierende Software immer für Synergieeffekte und Einsparungen, da Dinge nun automatisierter Laufen und gewisse Arbeitsprozesse neue Geschwindigkeiten erreichen. Es ist auch kein Fehler, vorher einen Software- oder Wirtschaftsconsultant einen Tag einzuladen, der Ihr Unternehmen durchleuchtet und Optimierungen sehen kann, die Ihnen als Interner bislang verborgen blieben.

Zum Schluss noch die Wikipedia-Artikel zu den verwendeten Fachbegriffen:
http://de.wikipedia.org/wiki/Enterprise_Resource_Planning
http://de.wikipedia.org/wiki/Electronic_Data_Interchange
http://de.wikipedia.org/wiki/Kundenbeziehungsmanagement
http://de.wikipedia.org/wiki/Akquise
http://de.wikipedia.org/wiki/Amortisation

Über dieses Archiv

Diese Seite enthält aktuelle Einträge der Kategorie ERP.

eee ist die vorherige Kategorie.

FTP ist die nächste Kategorie.

Aktuelle Einträge finden Sie auf der Startseite, alle Einträge in den Archiven.

Juli 2013

So Mo Di Mi Do Fr Sa
  1 2 3 4 5 6
7 8 9 10 11 12 13
14 15 16 17 18 19 20
21 22 23 24 25 26 27
28 29 30 31      
Etter EDV- und IT-Dienstleistungen
Powered by Movable Type 5.04

Google Werbung:

Google Werbung: